1. Algemeen

GymClub Tienen vzw (ondernemingsnummer 892.461.465) hecht veel waarde aan uw privacy en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Deze privacyverklaring geeft helder en transparant informatie over hoe GymClub Tienen vzw met de persoonsgegevens omgaat. Er wordt alles aan gedaan om uw privacy te waarborgen en GymClub Tienen vzw gaat daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens.

GymClub Tienen vzw houdt zich steeds aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), ook gekend als GDPR (General Data Protection Regulation).

Dit betekent dat volgende richtlijnen moeten worden gevolgd:

  • Uw persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

  • De verwerking van uw persoonsgegevens is strikt beperkt tot die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

  • Uw uitdrukkelijke toestemming is vereist voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

  • De passende technische en organisatorische maatregelen werden en worden genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.

  • Er geen persoonsgegevens worden doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

  • Ervoor gezorgd wordt dat u op de hoogte bent en erop attent wordt gemaakt van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens én dat die op een respectvolle manier zullen worden behandeld.

GymClub Tienen vzw is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Naam club: GymClub Tienen vzw
Adres: Bruinissemdal 24 in 3300 Tienen
Emailadres: info@gymclubtienen.be

2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

GymClub Tienen vzw verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten, opleidingen & wedstrijden georganiseerd door of met medewerking van GymClub Tienen vzw (uitvoering van de overeenkomst)

  • Het versturen van nieuwsbrieven, relevante informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)

  • Het bekomen van subsidiëring & financiering door de overheid (wettelijke verplichting)

  • Verzekeringstechnische administratie bij ongevallen (gerechtvaardigd belang)

  • Vrijwilligerswerk ihkv evenementen of het faciliteren van de werking van GymClub Tienen vzw (gerechtvaardigd belang)

  • Deelname aan internationale wedstrijden & stages( gerechtvaardigd belang)

3. Welke gegevens worden verwerkt?

Op basis van de hierboven vermeldde doelstellingen kunnen de volgende persoonsgegevens worden gevraagd, opgeslagen, verzameld en verwerkt.

Identificatiegegevens:

Lid: Naam, voornamen, adres, geboortedatum telefoonnummer, e-mail, rekeningnummer, gender

Ouders en/of wettelijke vertegenwoordigers: Naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

Identiteitsgegevens uitgegeven door de overheid:

identiteitskaartnummer, internationaal paspoortnummer, nationaliteit (indien nodig voor inschrijving internationale wedstrijden)

Persoonlijke kenmerken:

(Sporttechnische) diploma’s

4. Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisatie:

  • GymnastiekFederatie Vlaanderen

5. Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan GymClub Tienen vzw verstrekt kunnen aan derden worden verstrekt indien dit noodzakelijk blijkt voor de uitvoering van de hierboven doeleinden.

Zo worden onder meer de gegevens verstrekt aan een derde (verwerker) voor:

  • Ethias: Verwerking ongevalsdossiers

  • Lokale overheid: Het bekomen van subsidies

Er worden nooit persoonsgegevens verstrekt aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee GymClub Tienen vzw een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten.

In de verwerkersovereenkomst worden de nodige en afdwingbare afspraken opgenomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

De verstrekte gegevens zullen niet aan derden worden doorgegeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is bv. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen persoonsgegevens gedeeld worden met derden indien u hiervoor de toestemming geeft. Deze toestemming kan steeds worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de voorafgaande verwerking van die gegevens, voor de intrekking van die toestemming.

Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, uitgezonderd IOC, FIG, UEG, FIG-members & UEG-members voor deelname aan internationale stages & wedstrijden.

6. Minderjarigen

GymClub Tienen vzw verwerkt alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door de aansluiting van een minderjarig lid bij Gymfed geven de ouders of de wettelijke vertegenwoordigers de formele toestemming aan Gymfed en GymClub Tienen vzw om bovenvermelde gegevens te verwerken.

7. Bewaartermijn

GymClub Tienen vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. GymClub Tienen vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 5 jaar.

8.Beveiliging van de gegevens

Volgende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens GymClub Tienen vzw kennis kunnen nemen van uw gegevens, zijn gehouden tot geheimhouding ervan.

  • GymClub Tienen vzw hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al deze systemen.

  • Als er aanleiding toe is zorgt de organisatie ervoor dat uw persoonsgegevens gepseudonimiseerd worden en/of dat er voor encryptie van uw gegevens wordt gezorgd.

  • Er worden back-ups van de persoonsgegevens gemaakt om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

  • De genomen maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd of verbeterd.

  • De medewerkers van GymClub Tienen vzw zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Uw rechten omtrent uw gegevens.

U heeft het recht op inzage, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die GymClub Tienen vzw heeft ontvangen. Via het hoger vermeld adres onder punt 1 kan u ons contacteren. Het wissen van gegevens tijdens het lopende seizoen kan enkel indien dit de werking van de organisatie niet in het gedrang brengt. Indien dit het geval is, gebeurt dit onmiddellijk na het beëindigen van het seizoen.

Tevens kunt u bezwaar indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel ervan) door de Gymfed of een van haar medewerkers.

U hebt tevens het recht om de verstrekte gegevens door de Gymfed te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij . GymClub Tienen vzw kan vragen om u te legitimeren voordat er gevolg wordt gegeven aan voornoemd verzoek.

10. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan raden wij u aan om onmiddellijk contact op te nemen met GymClub Tienen vzw op het adres vermeld in punt 1.

U kan steeds een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

11. Wijziging privacyverklaring

Deze privacyverklaring werd opgesteld op 24 mei 2018. GymClub Tienen vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen.